המדריך איך לעשות את חדר הישיבות שלכם בסטנדרט גבוה
בין אם אתם מנהלים עסק בגודל בינוני או חלל ארגוני גדול, אין לנו ספק שאתם מארחים הרבה פגישות. בכל מקום עבודה, פגישות חיוניות לשיתוף פעולה, שיתוף רעיונות והעברת מידע. אם יש לך מספר חדרי ישיבות, בין אם הם אישיים או וירטואליים, סטנדרטיזציה שלהם – גורם להם להיראות זהים בכל הטווח – יכול לעזור לך להגביר את הפרודוקטיביות ולהגביר את המעורבות. במאמר זה ניכנס למה היא סטנדרטיזציה, היתרונות והטיפים על סטנדרטיזציה של חדרי ישיבות!
באתר CS אלקטרוניקה תוכלו למצוא ציוד מיכון משרדי מגוון ומקצועי שיוכל לעזור לכם להיות פרודקיביים יותר!
מהי סטנדרטיזציה?
סטנדרטיזציה היא הפרקטיקה של חוויה עקבית בחדרי ישיבות בתוך חברה. זה לא בהכרח אומר שהכל זהה – כמובן שחדרי ישיבות מגיעים בצורות וגדלים שונים ומטבע הדברים, הם לא ייראו בדיוק אותו הדבר!במקום זאת, אנחנו מדברים על סטנדרטיזציה של חוויות פגישות, במיוחד הטכנולוגיה בתוך חדר ישיבות, שיכולה לשפר את הפרודוקטיביות.
היתרונות של סטנדרטיזציה
יש לא מעט יתרונות בסטנדרטיזציה! זה יכול לעזור לך להיות פרודוקטיבי יותר ולהתמודד עם בעיות כשהן צצות. להלן כמה מהיתרונות החשובים ביותר:
חוסך זמן
ההטבה הגדולה ביותר של סטנדרטיזציה היא שהיא יכולה לחסוך כמויות עצומות של זמן. בתקופת COVID, עובדים ברחבי העולם הופכים מודעים הרבה יותר לכמה פגישות מבזבזות זמן. למעשה, כמה דיווחים מראים שעד 15% מהפגישות הם זמן מבוזבז – שזה זמן שעובדים יכולים להשקיע בפרויקטים אחרים הקשורים יותר לתפקידם. זה קורה גם בפגישות וירטואליות – כמה פעמים היית צריך להגיד “אתה במצב אילם!” במהלך הפגישות ההיברידיות שלך? בנוסף, הסיפור המצחיק, אך גם מאוד קשור, של עורך דין שנלכד במסנן חתולים מדגים כמה זמן אפשר בקלות לבזבז בפגישות על ידי אי שימוש בטכנולוגיה הנכונה. אחד מבזבזני הזמן הגדולים ביותר בפגישות הוא הקמת חומרה ותוכנה, החלפת פרזנטורים וטיפול בכל בעיה שצצה. אתה יכול להתמודד עם זה על ידי סטנדרטיזציה של טכנולוגיית הפגישות שלך; באמצעות אותה חומרה ותוכנה לכל הפגישות, כך שכולם יודעים בדיוק איך להפעיל אותה עם תחילת הפגישה.
משפר את הפרודוקטיביות
כפי שציינו, סטנדרטיזציה חוסכת זמן. אבל ראוי גם להזכיר שחיסכון בזמן לרוב שווה להגברת הפרודוקטיביות! העובדה שהעובדים כבר יידעו כיצד להשתמש בצורות מסוימות של טכנולוגיה בסביבת העבודה שלהם יכולה להגביר את הפרודוקטיביות באופן דרמטי. יש לכך השפעות רבות, כולל פגישות חיוביות יותר – מכיוון שכולם ירגישו שהם שם מסיבה כלשהי – ויותר זמן מושקע בביצוע משימות מחוץ לפגישות אם הן מסתיימות מוקדם יותר. בטווח הארוך, מקומות עבודה פרודוקטיביים מביאים בדרך כלל ליותר צמיחה עסקית, רווחים גבוהים יותר ושימור צוות טוב יותר. אז ביצוע הצעד הזעיר של סטנדרטיזציה של חדרי הישיבות שלך יכול להיות בעל השלכות חיוביות ענקיות!
הופך את פתרון הבעיות לקל יותר
סטנדרטיזציה יכולה לעזור גם כשדברים משתבשים. בעוד שמקום העבודה עבר טרנספורמציה דיגיטלית וצורות הטכנולוגיה יותר ויותר אמינות, שגיאות קטנות (קטנות כמו לשכוח להדליק את התקע בקיר!) עלולות לגרום לדברים לא לעבוד. אבל כאשר חדרי ישיבות סטנדרטיים, פתרון הבעיות הופך להרבה יותר קל! אם חדרי הישיבות נראים זהים ברחבי מקום העבודה, פתרון הבעיות הופך ללא מאמץ. אם אי פעם נתקלת בבעיה, סביר להניח שכבר גילית אותה בחדר אחר. לחלופין, אם זו בעיה חדשה לגמרי, אתה יכול לרשום אותה כך שאם אתה נתקל באותה בעיה, היא תיפתר בקלות!
מקצץ את זמן האימון של אנשי צוות
אתה יכול להפחית באופן דרמטי את הזמן המושקע בהכשרת אנשי הצוות על ידי סטנדרטיזציה של חדרי ישיבות (ואת כל מקום העבודה). אם אתה משתמש באותה טכנולוגיה בכל המשרד, תצטרך רק להכשיר איש צוות באחת מהן, ולא במגוון חומרה ותוכנה שונים.
גישה לתכונות טובות יותר
אם כל מחלקה הייתה עושה בחירות לגבי תוכנת ניהול הפרויקטים שלה, אתה יכול בסופו של דבר להשתמש ב-Slack, Asana ו-Monday במשרד אחד בלבד! עם זאת, אם זה סטנדרטי ואתה משקיע רק בתוכנה אחת לניהול פרויקטים, לא רק שזה יחסוך לך כסף, אלא אולי תוכל להצדיק תשלום עבור החבילה ברמה גבוהה יותר (כגון החבילה העסקית של Asana או העסק+ או הרשת הארגונית של סלאק ). משמעות הדבר היא שתקבל גישה לתכונות טובות יותר מאשר אם היית משתמש בחבילות הבסיסיות יותר – לדוגמה, הרשת הארגונית של Slack מציעה שיתוף פעולה עם תמיכה של עד 50,000 חברים.
איך לתקן את חדרי הישיבות
יש את אותה חומרה
קיום אותם כלים בחדרי הישיבות שלך הוא מסלול מהיר מידי לסטנדרטיזציה אודיו-ויזואלית. אם אתה משתמש בחומרה ובתוכנה זהים בחדרים, סביר להניח שתציע חוויה אוניברסלית בכל מקום העבודה.
חלק מהכלים שאתה יכול לשלב כוללים
תצוגה אינטראקטיבית: זה מתפקד כמו טאבלט ענק צמוד על הקיר והוא מצוין לשיתוף פעולה עם עובדים מרוחקים ואנשים העובדים במקומות אחרים. אם אתה קונה כמה ממותג אחד, כמו אלה שאנו מוכרים ב-Avocor, תציע חוויה יעילה יותר.
מחשבים ומחשבים ניידים של החברה: שימוש באותם מחשבים בכל המשרד שלך הוא סוג של סטנדרטיזציה. לאחר שתלמד כיצד לחבר אחד מהמחשבים הללו לתצוגה האינטראקטיבית, תוכל לחבר את כולם! אם יש לך מחשבים שונים כרגע, תוכל לבטל אותם בהדרגה כשהם מתקלקלים או כשאנשי צוות חדשים מצטרפים לצוות.
טלפונים לעבודה: אתה יכול לשקף/לשדר את התוכן של טלפון העבודה שלך לתצוגה אינטראקטיבית בפגישות באמצעות תוכנה כמו GroupShare, שאנו מוכרים כאן ב-Avocor.
השתמש באותן פלטפורמות תוכנה
תוכנה היא חלק חשוב נוסף בסטנדרטיזציה של חדרי ישיבות. בכל מקום העבודה, השתמש באותה תוכנת פגישות וירטואלית (כגון Zoom או Microsoft Teams) ובכלי ניהול פרויקטים (כגון Asana או Slack). לא רק שלשימוש באותה תוכנה יש יתרונות פוטנציאליים לחיסכון בכסף, כפי שנדון לעיל, אלא שהבטחת שאנשי הצוות שלך רגילים לפלטפורמת תוכנה מסוימת היא דרך בטוחה להגביר את הפרודוקטיביות והמעורבות.
אל תשכח פגישות מרחוק!
פגישות מרוחקות הופכות להיות שכיחות יותר ויותר, אז אל תשכח אותן כשאתה חושב על סטנדרטיזציה. אם לעובדים שלך יש מחשבים ניידים במקום העבודה, נסה להפוך אותם לזהים, כך שפתרון הבעיות הופך קל יותר אם מישהו נתקל בבעיות במהלך פגישה מרחוק. השימוש בחללי פגישות וירטואליים, חדרים וירטואליים לא רשמיים שבהם חברי צוות מרוחקים יכולים להתאסף בסביבה מציאותית יותר, הולך וגדל. ישנן המון פלטפורמות שונות המוצעות, כך שייקח לך זמן למצוא את הפלטפורמה המושלמת עבור מקום העבודה שלך, אך נסה לבחור בסופו של דבר רק חלל אחד כדי לתקן זאת גם כן.
קבלת החלטות גבוהה יותר במקום העבודה
קבלת החלטות לגבי חומרה ותוכנה בחדרים סטנדרטיים ברמה גבוהה יותר, במקום שמחלקות בודדות יחליטו. מנה מנהל אחד במשרד – אולי הם יכולים להיות בצוות משאבי האנוש – כדי לקבל החלטות לגבי החומרה והתוכנה שהעסק משתמש בו. כמובן, הם יכולים להזמין הערות של אנשים על כלים שונים, אבל בסופו של דבר אדם אחד זה יחליט על הכלים הסטנדרטיים עבור החברה כולה. ככל שאנו עוברים למקום עבודה ממוקד טכנולוגיה, הגדלת הפרודוקטיביות וחיסכון בזמן המשרד מעולם לא היו חשובים יותר. אנשים מתמקדים יתר על המידה בעובדה שמטלות קשות עלולות לבזבז הרבה מזמן העבודה שלהם, ולא מעט מהן ניתנות לפתרון באמצעות סטנדרטיזציה.
על ידי שימוש באותן תוכנה וחומרה בכל חדרי הישיבות שלך – ואכן, בכל המשרד שלך – אתה יכול לקבל מקום עבודה יותר מעורב, פרודוקטיבי ובסופו של דבר מצליח!